Elektronische Schließanlage und Datenschutz: Was darf gespeichert werden?
Jede Türöffnung kann ein Datensatz sein. Welche Daten eine elektronische Schließanlage erzeugt, auf welcher Grundlage Sie sie speichern dürfen und wie Sie das System datensparsam einstellen.
Eine elektronische Schließanlage darf Zutritte protokollieren, wenn es dafür einen klaren Zweck und eine Rechtsgrundlage gibt – zum Beispiel den Schutz von Räumen mit Wertgegenständen oder sensiblen Daten. Gespeichert werden sollte nur, was für diesen Zweck nötig ist, und nur so lange wie nötig. In Betrieben mit Betriebsrat hat dieser bei der Einführung ein Mitbestimmungsrecht.
Das Wichtigste in Kürze
- Zutrittsprotokolle sind personenbezogene Daten, sobald ein Medium einer Person zugeordnet ist.
- Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung: so wenig wie möglich, so kurz wie möglich.
- Eine feste gesetzliche Speicherfrist gibt es nicht – sie richtet sich nach dem Zweck.
- Viele Systeme lassen sich so einstellen, dass Protokolle reduziert oder automatisch gelöscht werden.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Stimmen Sie die Einführung mit Ihrer bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer fachkundigen Beratung ab.
Welche Daten eine elektronische Schließanlage erzeugt
Elektronische Schließsysteme arbeiten mit Medien – Transpondern, Karten oder dem Smartphone. Jedes Medium hat eine Kennung. In der Verwaltungssoftware wird diese Kennung meist einer Person zugeordnet. Dadurch entstehen personenbezogene Daten:
- Stammdaten: Name, Abteilung, Medium-ID, Berechtigungen und Zeitprofile.
- Ereignisprotokoll: Welches Medium wann an welcher Tür geöffnet hat – oder abgewiesen wurde.
- Systemereignisse: Batteriestand, Sperrungen, Programmiervorgänge.
Wie umfangreich das Protokoll ist, hängt vom System ab. WILKA EasyApp 2.0 speichert laut Hersteller bis zu 1.000 Ereignisse, WILKA Easy Basic 2.0 hält Ereignisse in Zylindern, Beschlägen und Lesern vor. Winkhaus blueCompact und blueSmart bieten Zutrittsprotokolle zur Nachverfolgung an.
Auf welcher Rechtsgrundlage protokolliert werden darf
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage. Bei Zutrittskontrolle kommen in der Praxis vor allem in Betracht:
- Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), etwa um Berechtigungen zu verwalten,
- berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), etwa der Schutz von Lager, Serverraum oder Kasse,
- rechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), wenn Gesetze eine Zugangskontrolle verlangen.
Für Beschäftigtendaten gab es lange § 26 BDSG als zentrale Vorschrift. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 30. März 2023 (Rechtssache C-34/21) zu einer gleichlautenden Regelung wird die Anwendbarkeit dieser Generalklausel von vielen Fachleuten bezweifelt. In der Praxis stützen sich Unternehmen daher stärker direkt auf die Rechtsgrundlagen der DSGVO. Wie das für Ihr Unternehmen zu bewerten ist, sollte Ihr Datenschutzbeauftragter einschätzen.
Wichtig ist in jedem Fall der Zweck: Wer ein Protokoll führt, um Diebstähle aus dem Lager aufzuklären, darf es nicht nebenbei zur Kontrolle von Pausenzeiten nutzen.
Wie lange dürfen Zutrittsdaten gespeichert werden?
Eine feste Frist steht nicht im Gesetz. Es gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO): Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist.
| Zweck | Überlegung zur Speicherdauer |
|---|---|
| Berechtigungen verwalten | Stammdaten, solange das Medium ausgegeben ist |
| Vorfälle aufklären | so lange, wie ein Vorfall typischerweise bemerkt wird |
| Gesetzliche Nachweispflichten | nach den Vorgaben der jeweiligen Pflicht |
| Ausgeschiedene Mitarbeiter | Stammdaten löschen, sobald kein Zweck mehr besteht |
Viele Unternehmen legen kurze Fristen fest und lassen ältere Einträge automatisch löschen. Dokumentieren Sie Ihre Entscheidung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Ein praktischer Tipp: Überlegen Sie, wann Sie ein Protokoll tatsächlich auswerten würden. Wird ein Diebstahl im Lager meist innerhalb weniger Tage bemerkt, gibt es kaum einen Grund, Einträge über Monate aufzuheben. Je kürzer die Frist, desto geringer auch das Risiko, wenn Daten in falsche Hände geraten.
Mitbestimmung: Der Betriebsrat redet mit
Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung technischer Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz). Eine elektronische Schließanlage mit Protokollfunktion fällt in aller Regel darunter.
In der Praxis wird eine Betriebsvereinbarung geschlossen. Sie regelt typischerweise, welche Daten erfasst werden, wer darauf zugreifen darf, wann ausgewertet wird und wann gelöscht wird. Planen Sie dafür Zeit ein – idealerweise bevor die Zylinder bestellt werden.
Sie planen eine Zutrittskontrolle und möchten Datenschutz von Anfang an mitdenken? Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen, welche Einstellungen die Systeme bieten.
Protokollierung datensparsam einstellen
Datenschutz beginnt bei der Konfiguration. Je nach System sind diese Stellschrauben möglich:
- Protokollierung nur dort, wo nötig: Serverraum, Lager und Haupteingang ja – Teeküche und Besprechungsraum nein.
- Protokolle begrenzen oder abschalten an Türen, an denen sie keinen Zweck erfüllen.
- Zugriffsrechte in der Software: Nicht jeder Administrator muss Protokolle einsehen können.
- Daten lokal halten: Bei WILKA EasyApp 2.0 bleiben die Daten laut Hersteller auf dem Admin-Smartphone, ohne Cloud.
- Regelmäßig löschen: Ältere Einträge auslesen und löschen, sobald der Zweck erfüllt ist.
Welche Optionen genau verfügbar sind, unterscheidet sich je nach System und Version. Das prüfen wir im Handbuch des jeweiligen Herstellers, bevor wir die Anlage einrichten.
Checkliste für die Einführung
Wer eine elektronische Schließanlage im Betrieb einführt, kommt mit diesen Schritten gut durch:
- Zweck festlegen: Warum werden Zutritte protokolliert, und an welchen Türen?
- System auswählen: Passt der Funktionsumfang zum Zweck – und lässt sich die Protokollierung begrenzen?
- Datenschutz einbinden: Datenschutzbeauftragten früh beteiligen, Verarbeitung im Verzeichnis dokumentieren.
- Betriebsrat beteiligen: Betriebsvereinbarung abschließen, bevor die Anlage in Betrieb geht.
- Mitarbeiter informieren: Welche Daten, welcher Zweck, wer hat Zugriff, wann wird gelöscht?
- Einrichtung und Schulung: Berechtigungen und Löschfristen im System einstellen, Verantwortliche einweisen.
Diese Reihenfolge erspart Ihnen, eine fertig installierte Anlage nachträglich umkonfigurieren zu müssen.
Was gilt bei biometrischen Verfahren?
Fingerabdruck, Gesichts- oder Venenerkennung verarbeiten biometrische Daten. Werden sie zur eindeutigen Identifizierung genutzt, gehören sie zu den besonders geschützten Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Die Hürden sind hoch, und für normale Bürotüren kaum zu rechtfertigen. Für die meisten Unternehmen ist ein Transponder oder eine Karte die einfachere und datenschutzfreundlichere Wahl. Welches Medium passt, erklärt unser Ratgeber Transponder oder Chipkarte.
Datenschutzfreundliche Zutrittskontrolle aus Melsungen
Wir richten Ihre elektronische Anlage so ein, dass Protokollierung und Speicherdauer zu Ihrem Datenschutzkonzept passen – mit klar getrennten Berechtigungen und so wenig Daten wie nötig. Die rechtliche Bewertung übernimmt Ihr Datenschutzbeauftragter, die technische Umsetzung wir. Wie Betriebe in Melsungen, Kassel und Nordhessen von elektronischen Systemen profitieren, zeigt auch unser Ratgeber Firmenschlüssel verloren. Alle Lösungen für Unternehmen finden Sie auf der Seite Schließanlagen für Gewerbe und Einrichtungen.